Nota fiscal pode ser rejeitada a partir de agosto: empresas têm poucos dias para evitar problemas

Empresas brasileiras que ainda não adaptaram seus sistemas de emissão de notas fiscais precisam ficar atentas. A partir de 3 de agosto de 2026, documentos fiscais eletrônicos de empresas do regime regular poderão ser rejeitados caso não tragam corretamente os novos campos relacionados ao IBS e à CBS, tributos criados pela Reforma Tributária.

Na prática, negócios que utilizam sistemas desatualizados podem enfrentar dificuldades para emitir notas fiscais, atrasar faturamentos e comprometer pagamentos de clientes.

A mudança faz parte da fase de testes da Reforma Tributária e exige atenção principalmente de empresas que não estão enquadradas no Simples Nacional.

O que muda a partir de 3 de agosto?

A partir dessa data, as empresas do regime regular deverão preencher obrigatoriamente os campos referentes ao IBS e à CBS nos documentos fiscais eletrônicos.

A alíquota utilizada nessa fase de testes será de 1%, dividida da seguinte forma:

• 0,1% de IBS;
• 0,9% de CBS.

Os novos campos já fazem parte dos modelos atualizados das notas fiscais. O objetivo é testar os sistemas, identificar falhas e preparar empresas e órgãos públicos para a transição definitiva do sistema tributário.

Durante 2026, empresas que cumprirem corretamente as obrigações acessórias previstas poderão ser dispensadas do recolhimento efetivo dos valores referentes à fase de testes. Mesmo assim, o preenchimento correto das informações continua sendo necessário.

O que pode acontecer com quem não atualizar o sistema?

A principal consequência imediata pode ser a rejeição da nota fiscal.

Isso significa que a empresa pode concluir uma venda ou prestar um serviço, mas não conseguir emitir o documento fiscal corretamente.

Dependendo da operação, isso pode provocar:

• atraso no faturamento;
• demora para receber de clientes;
• interrupção de entregas;
• problemas na contabilidade;
• retrabalho administrativo;
• divergências nas informações tributárias;
• necessidade de emissão ou correção de documentos.

Empresas que emitem um grande volume de notas precisam ter atenção especial. Uma falha pequena na configuração do sistema pode afetar centenas de operações.

Quais empresas precisam se preocupar?

A obrigação prevista para 3 de agosto é direcionada às empresas que fazem parte do regime regular de tributação.

Empresas enquadradas no Simples Nacional possuem regras diferentes e, segundo as orientações divulgadas sobre a fase inicial da Reforma Tributária, não estão sujeitas às mesmas exigências imediatas aplicadas ao regime regular.

Mesmo assim, empresas do Simples também precisam acompanhar as mudanças. Em setembro de 2026, negócios desse regime deverão tomar decisões relacionadas à forma de recolhimento do IBS e da CBS para 2027.

Por isso, não é recomendável presumir que nenhuma adaptação será necessária apenas porque a empresa está no Simples Nacional.

Como saber se a empresa está preparada?

O primeiro passo é entrar em contato com a contabilidade e com a empresa responsável pelo sistema de emissão de notas fiscais.

É necessário confirmar:

• se o sistema já possui os campos de IBS e CBS;
• se a versão utilizada está atualizada;
• se os códigos tributários foram configurados;
• se os produtos e serviços estão classificados corretamente;
• se foram realizados testes de emissão;
• se a contabilidade já orientou a equipe financeira;
• se o sistema está preparado para a validação obrigatória.

Empresas que utilizam ERP, sistema de gestão, plataforma de vendas ou integração própria também devem confirmar se todos os ambientes estão preparados.

Não basta atualizar apenas o programa principal. Integrações com e-commerce, marketplaces, caixas, sistemas financeiros e plataformas de serviço também podem precisar de ajustes.

Prestadores de serviços também precisam acompanhar

As mudanças não afetam apenas empresas que vendem produtos.

A Reforma Tributária também modifica a emissão de documentos relacionados a serviços. Os novos layouts da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica incluem campos como Código de Situação Tributária e Código de Classificação Tributária do IBS e da CBS.

Como cada município pode possuir particularidades operacionais durante a transição, prestadores de serviços precisam verificar as orientações da prefeitura onde estão estabelecidos.

Empresas que emitem notas por sistemas municipais devem confirmar se o ambiente já foi atualizado ou se haverá alguma orientação específica.

A Reforma Tributária já começou?

Sim. Embora a substituição completa dos tributos atuais aconteça gradualmente até 2033, a fase prática de implementação começou em 2026.

O novo sistema cria dois tributos principais:

• CBS, que substituirá tributos federais sobre o consumo;
• IBS, que substituirá ICMS e ISS.

A transição será gradual para que empresas, estados, municípios e sistemas fiscais consigam se adaptar.

Durante alguns anos, tributos antigos e novos existirão simultaneamente. Isso pode aumentar a complexidade operacional no curto prazo, mesmo que a promessa final da reforma seja simplificar o sistema.

Atenção aos boatos sobre MEI e Pix

A Reforma Tributária também tem sido usada em publicações enganosas que afirmam que todo Pix será tributado ou que o MEI passará imediatamente a pagar alíquotas muito maiores.

Essas afirmações não correspondem às orientações oficiais divulgadas pela Receita Federal. O Pix não se torna um imposto e o MEI continua possuindo tratamento diferenciado dentro do Simples Nacional.

Outra mudança que estava prevista para julho de 2026 era a inscrição de determinadas pessoas físicas no CNPJ para fins de CBS. Entretanto, um decreto publicado em 21 de julho adiou essa obrigatoriedade para 1º de janeiro de 2027.

Isso demonstra como o cronograma ainda pode sofrer ajustes e reforça a importância de acompanhar fontes oficiais.

O que o empresário deve fazer agora?

O empresário não precisa dominar todos os detalhes técnicos da Reforma Tributária, mas precisa garantir que sua operação esteja preparada.

As ações mais urgentes são:

• falar com o contador;
• confirmar o regime tributário da empresa;
• atualizar o sistema de emissão de notas;
• testar uma emissão com os novos campos;
• revisar a classificação de produtos e serviços;
• orientar a equipe financeira;
• acompanhar comunicados oficiais;
• evitar deixar a adaptação para o último dia.

O maior risco não é apenas pagar um imposto incorretamente. É descobrir, no momento de faturar, que o sistema não consegue emitir a nota.

Empresas precisam agir antes do prazo

A data de 3 de agosto representa uma nova etapa da Reforma Tributária.

Para empresas que já atualizaram sistemas e realizaram testes, a mudança pode acontecer sem grandes impactos. Para aquelas que ainda não verificaram suas ferramentas, existe risco de interrupção no faturamento.

A recomendação é simples: confirme ainda hoje com sua contabilidade e com o fornecedor do sistema se a empresa está preparada.

Esperar a primeira nota ser rejeitada pode transformar uma atualização técnica em um problema financeiro e comercial.